Fernando Velezmoro: "Trabajamos para que la comunicación con la ciudadanía sea virtual"

Con el desarrollo de la aplicación Sistema de Gestión Documental (SGD), la Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE) busca una forma de agilizar los trámites documentarios y, así, rendir un mejor servicio a la ciudadanía. Fernando Velezmoro, secretario general de la ONPE, conversó con diario Correo sobre esta herramienta.

¿Cómo nace la idea del Sistema de Gestión Documental? 

Nace por parte de la preocupación que teníamos en la ONPE por dos aspectos: el primero, y más tangible, el ahorro de uso de papel, pero también para encontrar un mecanismo más ágil de la transmisión documentaria. Como todas las entidades públicas, hay muchas comunicaciones internas como externas. Esto supone, en el uso tradicional del papel, que existen ciertos problemas que se han venido enfrentando y solucionado con este sistema.

¿Cuánto papel es el que se usaba y en cuánto se ha disminuido?

Se ha detectado que el uso de papel en la ONPE ha ido disminuyendo, sustantivamente, desde el año 2011 hasta la actualidad. En ese año se consumían ocho mil millares de papel; esto ha disminuido, hasta el 2018, a cuatro mil millares de papeles únicamente. Esta cifra es alta, pero es por parte del proceso electoral que tuvimos. Aún existe un proceso que implica imprimir un documento para leerlo. Lo que queremos demostrar es que no es necesario hacerlo. Hacia este año esperamos disminuirlo.

¿Qué problemas detectaron en la agilización documentaria?

Tal como era antes, y como aún ocurre en entidades públicas, se necesitaba la presencia física en la institución por parte de la autoridad que iba a emitir el documento interno. Sea un memorándum, oficio o informe, todavía se utiliza. Necesitas un horario para despachar para la persona. Lo que haces es fijar horas para despachar eso, como esperar que una persona salga de una reunión y regrese a su despacho para firmar el documento. Entonces, el documento no se tramita con rapidez.

En ese caso, ¿qué rol cumple este SGD y cómo mejora el proceso?

No necesitamos encontrarnos en nuestro espacio físico u oficina para la firma del documento y que este se tramite. Para elevar un informe, por ejemplo, podemos estar en una reunión y, por medio de la aplicación, utilizar un dispositivo como el móvil o la tablet, lo procedemos a firmar digitalmente.

¿Este sistema también significa, así como para las entidades, un ahorro de tiempo para los ciudadanos? 

Efectivamente. La firma documental valida la identidad de quien firma el documento, se maneja una clave personal para que solo una persona pueda hacerlo. Nosotros agilizamos todos los mecanismos internos y los ciudadanos se ven beneficiados porque se ven reducidos los tiempos de respuestas a las inquietudes que tengan.

¿Cómo ha sido el trabajo de implementación en otras entidades públicas?

Son 87 entidades públicas con quienes ya se han realizado actividades. Este es un sistema que desarrolla la ONPE a partir del año 2011. Desde ese momento empiezan las coordinaciones con diversas entidades, quienes nos solicitan demostraciones y que se les transmita el software para utilizarlo en sus propias entidades. Son 11 entidades que tienen este aplicativo, 18 en fase piloto. Así, puedan ir implementándolo. Tenemos otras 53 coordinaciones con otras entidades que ya lo han solicitado.

Con respecto a los ciudadanos, ¿cómo han visto sus reacciones con respecto a este sistema?

La ciudadanía no conoce mucho este sistema porque es parte de la documentación interna. La presencia de este suministro impulsa alguna política en materia de un gobierno digital de procurar que las comunicaciones con los ciudadanos sean a través de correo electrónico. Todavía las normas legales en el Perú no exigen que los ciudadanos tengan que habilitar una cuenta de correo para poder responder una de las solicitudes de las entidades públicas. Esperamos que en un futuro, y así va a ser, las comunicaciones entre las entidades públicas y la ciudadanía se puedan hacer de forma virtual. Creemos, como ONPE, que estamos en ese camino de realizar este cambio de forma definitiva al realizar un software al que le decimos Cero Papel.