Los libros societarios representan la columna vertebral de la estructura legal de una empresa. Estos registros documentan las actividades importantes que constituyen la identidad y operaciones de una sociedad. Desde el registro de socios hasta los acuerdos adoptados en asambleas, así como las decisiones tomadas por el consejo de administración.
Estos libros reflejan la historia y las decisiones fundamentales de la empresa, por lo que se trata de un documento de suma importancia, cuya pérdida se convierte en un desafío significativo.
Cinthia Cánepa, asociada de Corporativo de CMS Grau, explica que el libro societario es más que un simple registro: “Es un testimonio tangible de la evolución y toma de decisiones de una empresa a lo largo del tiempo”, indica.
Ante un escenario de pérdida del libro, es esencial entender los pasos a seguir para mitigar los efectos adversos y reconstruir la información vital.
- Denuncia policial: Es el primer paso para documentar oficialmente la pérdida del libro correspondiente, estableciendo un registro de la situación.
- Solicitud de apertura de un nuevo libro: Se debe solicitar a la notaría la apertura de un nuevo libro societario, marcando así el inicio del proceso de reconstrucción.
- Reconstrucción del nuevo libro: Una vez abierto el nuevo libro, se procede a reconstruir meticulosamente la información perdida, asegurando que cada dato sea replicado con precisión.
- Elaboración de una declaración jurada: Para certificar la autenticidad del contenido del nuevo libro, se requiere una declaración jurada, donde el gerente general de la empresa garantiza que los datos son una copia fiel del libro perdido.
Como parte del proceso de apertura del nuevo libro societario por pérdida, la notaría solicitará documentos como la solicitud firmada por el apoderado o representante legal, la vigencia del poder correspondiente, copia del DNI del apoderado o representante legal y copia certificada de la denuncia policial.
“Una vez el libro haya sido reconstruido, es necesaria la adición de una declaración jurada mediante la cual el gerente general de la Sociedad declare que el contenido del nuevo libro es una copia fiel del que se perdió”, señala Cinthia Cánepa, asociada de Corporativo de CMS Grau. “Esta debe añadirse en el folio posterior a los documentos de la reconstrucción del libro”, agrega.
Una manera eficaz de evitar contratiempos y problemas de este tipo, se sugiere tener una copia electrónica de todos los datos societarios para prevenir pérdidas futuras. La diligencia y la adecuada ejecución de estos pasos garantizarán la continuidad y transparencia de las operaciones de la empresa, preservando así su integridad corporativa.
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