El Órgano de Control Institucional (OCI) de la Dirección Regional de Educación de Ica durante una visita de inspección a la Unidad de Gestión Educativa Local – UGEL Chincha identificó dos situaciones adversas. Los hechos están referidos al acervo documentario de la entidad que está en riesgo de deterioro o perdida al no haberse habilitado un espacio adecuado para “el idóneo funcionamiento y desarrollo del Sistema Institucional de Archivo (SIA)”.
Ambientes
La comisión de control, en la víspera, estuvo en la sede ejecutora en educación con motivos de verificar si cuenta con un ambiente destinado al desarrollo de las funciones administrativas y técnicas del archivo central y “si este reúne las condiciones necesarias para la organización, custodia y conservación del acervo documentario”. Lo que encontró fue la ausencia de “un ambiente destinado para archivo central”.
Este hecho fue confirmado por el especialista administrativo de Trámite Documentario. Según dicha versión (recopilada por el OCI), en la entidad hay dos ambientes de archivo los cuales contienen solo las resoluciones que emite la sede. Los demás documentos que “emiten las distintas oficinas se encuentran bajo resguardo de cada oficina”. Esta situación pone en riesgo el acervo documentario producido por las diferentes oficinas de la UGEL Chincha.
OCI verificó el estado de los ambientes asignados al archivo de tramite documentario. En el “ambiente denominado archivo 1″ se evidenció que este espacio es reducido, no cuenta con adecuada ventilación, y no reúne las condiciones adecuadas para la conservación y custodia de la documentación. Se constato además la carencia de extintores para evitar la propagación de fuego en caso de incendios.
En el ambiente denominado “archivo 2″ (ubicado en el sótano de la UGEL Chincha) se observó la falta de ventanas, documentación sin ninguna protección, falta de mesa de trabajo. Sumado a ello se anotó que deficiencias en el equipo de cómputo. En este lugar, al igual que el anterior no había extintores. El OCI señala que estos dos ambientes destinados para el archivo de trámite documentario “no son los apropiados”.
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